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Prüfungsmanager

Digitales Prüfungsmanagement für Kup- und Dan-Prüfungen im Taekwondo. Von der Terminplanung über Teilnehmer und Gebühren bis zur Ergebniserfassung, mit E-Mail-Benachrichtigung der Prüfungsteilnehmer. Teilprojekt des Leistungszentrums Taekwondo Müller.

Über das Projekt

Herr Müller vom Leistungszentrum Taekwondo Müller nimmt Kup- und Dan-Prüfungen in ganz Deutschland ab. Bei der Vielzahl an Prüfungsterminen wurde die Organisation über Listen und E-Mails schnell unübersichtlich: Wer ist zu welchem Termin gemeldet, wer hat die Gebühr bezahlt, wer wurde schon informiert. Gebraucht wurde ein Planungstool für Prüfungen, das die Termine bündelt, die Teilnehmerdaten sauber führt und die Prüfungsteilnehmer automatisch per E-Mail benachrichtigt.

Herausforderung

  • Prüfungstermine in ganz Deutschland sollen sich mit Datum, Uhrzeit, Bezeichnung und Prüfungsort anlegen und übersichtlich nach bevorstehend und vergangen trennen lassen.
  • Zu jedem Termin werden Teilnehmer mit allen prüfungsrelevanten Daten erfasst, vom aktuellen Grad über den Prüfungsgrad bis zu den Kontaktdaten.
  • Die Prüfungsgebühr soll pro Teilnehmer als bezahlt oder offen geführt und offene Beträge gefiltert dargestellt werden.
  • Nach der Prüfung wird der Bestanden-Status je Teilnehmer festgehalten.
  • Nach Abschluss einer Prüfung werden die Ergebnisse als JSON an den Deutschen Verband übermittelt und anschließend DSGVO-konform aus dem Prüfungsmanager gelöscht.
  • Die Prüfungsteilnehmer sollen automatisch per E-Mail benachrichtigt werden, wahlweise nur die noch nicht angeschriebenen, auf Basis wiederverwendbarer Vorlagen.
  • Änderungen müssen bei mehreren gleichzeitig arbeitenden Personen sofort bei allen sichtbar sein.

To-Dos

  • Datenmodell für Prüfungstermine, Teilnehmer, Prüfungsorte, Gürtelgrade und Gebührenstatus entwerfen (PostgreSQL, Fremdschlüssel als Constraints).
  • Auth mit signierten Session-Cookies für den Admin-Bereich.
  • Terminverwaltung mit Trennung in bevorstehende und vergangene Prüfungen.
  • Teilnehmerformular mit visuellem Grad-Picker und verwaltbaren Dropdowns für Prüfungsorte und Nationalitäten.
  • Gebühren- und Bestanden-Status per Klick umschaltbar, mit Filteransicht für offene Gebühren.
  • E-Mail-Vorlagen verwalten und Versand an Teilnehmergruppen über SMTP, mit Option, nur neue Teilnehmer anzuschreiben.
  • Ergebnisexport als JSON an die Schnittstelle des Deutschen Verbands, danach automatisches DSGVO-konformes Löschen der Prüfungsdaten.
  • Echtzeit-Abgleich aller verbundenen Clients per WebSocket.
  • Mobile-optimierte Bedienung, Container-Build nach GHCR, CI/CD mit automatischem Deploy.

Lösung

Ein digitales Prüfungsmanagement auf Basis von Nuxt (Vue 3 mit Nitro) und PostgreSQL als Datenbank. Herr Müller legt alle Prüfungstermine zentral an, erfasst die Teilnehmer mit Grad, Gebührenstatus und Kontaktdaten und markiert nach der Prüfung, wer bestanden hat. Der Versand an die Prüfungsteilnehmer läuft über wiederverwendbare E-Mail-Vorlagen und SMTP, wahlweise nur an noch nicht benachrichtigte Teilnehmer. Ist eine Prüfung abgeschlossen, werden die Ergebnisse als JSON an den Deutschen Verband übermittelt und danach DSGVO-konform aus dem Prüfungsmanager gelöscht. Alle geöffneten Ansichten werden per WebSocket in Echtzeit synchron gehalten. Das Deployment läuft containerisiert über GHCR mit automatischem Build und Deploy per GitHub Actions.

Aus Datenschutzgründen können ausschließlich Demo-Versionen mit anonymisierten Daten zur Verfügung gestellt werden.